Tanggung Jawab

• Menyusun surat jalan dan faktur penjualan secara terintegrasi dengan sistem, bukan secara manual.
• Berkomunikasi dengan pelanggan atau pihak ketiga untuk mengatur jadwal pengiriman, termasuk konfirmasi waktu penerimaan dan detail lain yang mempengaruhi keberhasilan pengiriman.
• Berkoordinasi dengan staff gudang dalam menjadwalkan pengiriman, memastikan seluruh surat jalan yang sudah dicetak terkirim dalam jangka waktu maksimal tiga hari.
• Mengawasi dan melaporkan sales order (SO) yang pending kepada Divisi Sales untuk proses pembatalan bila pelanggan membatalkan pengiriman.
• Mengajukan dokumen kontra bon atau tanda terima (TT) kepada staff piutang bila diperlukan bersamaan dengan proses pengiriman.
• Memantau proses pengiriman serta distribusi dokumen surat jalan dan faktur penjualan hingga selesai.
• Menerima dan memverifikasi surat jalan yang telah berhasil dikirim sesuai dengan SOP yang berlaku.
• Melakukan pengarsipan dokumen penjualan secara rapi dan teratur.
• Menyerahkan surat jalan, faktur penjualan, dan dokumen asli lainnya kepada staff AR paling lambat satu hari kerja setelah pengiriman.
• Memasukkan data retur penjualan ke dalam sistem serta menyusun laporan retur dan sisa SO.
• Memeriksa kelengkapan dokumen hasil pengiriman (surat jalan & invoice) yang disiapkan oleh admin gudang.
• Berperan sebagai validator dalam proses stock opname barang.
• Melaksanakan tugas sesuai perintah pimpinan selama berada dalam lingkup kerja perusahaan, dengan melapor kepada SPV Finance & Accounting dan berkoordinasi dengan Area Manager.

Persyaratan

• Pendidikan minimal SMA/SMK atau sederajat.
• Usia maksimal 35 tahun.
• Terbuka untuk semua jenis kelamin.
• Pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang operasional gudang, logistik, atau administrasi penjualan.

Kualifikasi & Kompetensi

• Kemampuan administrasi yang kuat, termasuk pembuatan dan pengarsipan dokumen penjualan.
• Keterampilan koordinasi penjualan untuk menjalin komunikasi efektif dengan pelanggan, staff gudang, dan tim keuangan.
• Kemampuan komunikasi verbal dan tulisan yang jelas, diperlukan dalam mengatur jadwal pengiriman dan menginformasikan status pengiriman.
• Ketelitian tinggi dalam memeriksa dokumen dan memastikan kepatuhan terhadap SOP.
• Keahlian dalam menggunakan sistem komputer untuk mencetak surat jalan, faktur, serta mencatat retur penjualan.
• Fleksibilitas bekerja sesuai arahan atasan serta kemampuan bekerja sama dengan SPV Finance & Accounting dan Area Manager.

Informasi Kerja

• Hari kerja: Senin – Sabtu
• Jam kerja: 07.00 – 16.00